Taşeron Evrak ve İletişim Yönetimi

Taşeron Evrak ve İletişim Yönetimi

Fabrikalar ve kurumlar özellikle uzmanlık gerektiren işlerde taşeron personel çalıştırmaktadır. Maliyetlerin yükselmesi ile taşeron personel ihtiyacı her geçen gün daha da artmaktadır. Taşeron personellerin iş sağlığı ve güvenliğinden işin taşere edildiği şirket kadar işin uygulama alanına sahip ana işveren de sorumludur. Bu açıdan değerlendirildiğinde taşeron personelin işteki uzmanlığının yeterliliği yanı sıra İş sağlığı ve Güvenliği açısından alınması gereken eğitimlerin, gerekli belgelerin ve sigorta gibi gereksinimlerin takibi de önemli hale gelmektedir. İşin yürütümü ve kontrolü açısından evrak takibinin dijitalleşmesi gün geçtikçe elzem hale gelmektedir.

Provimes ile;

Taşere edilecek işi, işin hangi firma tarafından yapılacağını, işin adını, konusunu, tehlike sınıfını, yüksekte çalışma gerekliliğini, çalışma yerini, çalışma sırasında yetkili olacak personelinizi, ve çalışacak taşeron personellerin evrak son geçerlilik tarihlerini iş tanımı alanı üzerinden girebilir, dilerseniz dış kullanıcı tanımlaması yaparak sıklıkla çalıştığınız iş ortaklarınızı sisteme dahil edebilir ve evrak yükleme sorumluluğunu iş ortaklarınıza devredebilirsiniz. Çoklu personel gereken işlemler için excel dosyası yardımı ile çalışacak taşeron personellerin isim soyisim telefon numarası gibi bilgilerini toplu olarak sisteme yükleyebilirsiniz. İşin tehlike sınıfına göre girilmesi zorunlu evraklarla ilgili sistem firma kullanıcısını bilgilendirir.

Ekipman alanı üzerinden taşeron personelin çalışma sırasında kullanacağı kendine ait ekipmanı kayıt altına alabilir ve takip edebilme imkanı sağlar.

Provimes’in akıllı asistanı sizi evrakların son geçerlilik tarihine seçeceğiniz X gün kala sizi uyaracak ve dolayısıyla evrakları tek tek takip etmenize gerek kalmayacaktır.

Taşeron firma tarafından yapılan işler (belge ekleme, personel tanımı vb.) kurum çalışanlarınız tarafından kontrol edilir. Tüm belgelerin onayından sonra Provimes taşeron personelleri SMS ile bilgilendirmenizi sağlar. Personellere gönderilen SMS’te bir web link yer almaktadır. Taşeron personeller bu linke tıkladıklarında sıra ile aydınlatma metni, tercihe göre İSG Videosu, çevrim içi eğitim ve sınav yapabilir ve Covid 19 anketini cevaplamaları istenebilir. İşlemi yarıda bırakmak durumunda kalan personeller tekrar linke tıklayarak kaldıkları yerden devam edebilirler.

Tüm adımlar tamamlandığında kurumunuza giriş çıkış işlemlerinde kullanabilecekleri işi yapacakları tarih aralığını kapsayan taşeron kodu gönderilir. Taşeron giriş kodu güvenlik tarafından kontrol edilebileceği gibi tercihe göre ziyaretçi paneli üzerinden de ihtiyaca göre turnike entegrasyonu yapılarak da otomatikleştirilebilir. Taşeron giriş kodu iş bitimi tarihi sona erdiğinde girişe izin vermeyecek şekilde yapılandırılmıştır.

Taşeron personeller için sırasıyla anlatılan bu işlemler parametriktir. Kullanmak istemediğiniz seçenekler tarafınızdan kapatılabilmektedir.

Süreç tanımları ile belge geçerlilik süresi yaklaştığında kullanıcıları bilgilendirmek, işin bitiş süresi ile ilgili hatırlatmalar göndermek, iş başlangıç tarihinde henüz işlemlerini tamamlamamış taşeron personele ilgili kullanıcıları bilgilendirmek mümkündür.

Taşeron Veri Aktar :

Sık çalışma yapılan Taşeron Firmalar ve personelleri xls dosyası ile kolayca sisteme yüklenebilir.

Bu gönderiyi paylaş